[alert prawny] Nowelizacja KPA od 13.07 – musisz to wiedzieć!

W dniu 13 lipca 2025 r. wejdzie w życie ustawa z dnia 21 maja 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu deregulacji prawa gospodarczego i administracyjnego oraz doskonalenia zasad opracowywania prawa gospodarczego (data ogłoszenia: 12.06.2025 r.).

Co w związku z tym zmieni się w KPA?

– kwestia doręczeń (okoliczność niemożliwości doręczenia pisma z uwagi na brak adresu/reprezentacja łączna/skutek doręczenia/moment uznania doręczenia/obowiązek dla organu administracji publicznej sporządzania adnotacji);

– dokładne określenie, które sprawy można kierować do mediacji/nowe obowiązki dla pracowników administracyjnych – adnotacja, zawiadomienie/kwestia zawiadomień o możliwości przeprowadzenia mediacji;

– ważne proceduralne kwestie, czyli umorzenie postępowania (fakultatywne umorzenie postępowania z urzędu/możliwość wniesienia sprzeciwu w sprawie wydania decyzji o umorzeniu postępowania/skutki wniesienia sprzeciwu/przyjęcie skutku doręczenia);

– kwestia doręczeń załączników do decyzji w formie trwałego nośnika/zgoda stron na doręczenie w ten sposób/formy wyrażenia zgody/definicja trwałego nośnika;

– obligatoryjne elementy orzeczenia w postaci postanowienia/kiedy uzasadnienie jest obowiązkowe/forma doręczenia postanowienia/pouczenia;

– ważna kwestia samokontroli organu administracji publicznej – art. 132 k.p.a.;

– ponowne rozpatrzenie sprawy (związanie organu wytycznymi/sankcje za naruszenie obowiązku dla organu);

– administracyjne kary pieniężne (bieg terminu przedawnienia nałożenia kary/definicja zaległej administracyjnej kary pieniężnej/odsetki od kar/ulgi w wykonaniu administracyjnej kary pieniężnej/ umorzenie zaległych kar administracyjnych).

Kwestia doręczeń (okoliczność niemożliwości doręczenia pisma z uwagi na brak adresu/reprezentacja łączna/skutek doręczenia/moment uznania doręczenia/obowiązek dla organu administracji publicznej):

Pojawi się nowi artykuł 45a k.p.a. w brzmieniu:

„Art. 45a

§ 1. W przypadku braku możliwości doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 45 z tego powodu, że podany przez jednostkę organizacyjną lub organizację społeczną adres jej siedziby nie istnieje, został wykreślony z rejestru lub jest niezgodny z odpowiednim rejestrem i nie można ustalić adresu siedziby, pismo doręcza się osobie fizycznej upoważnionej do reprezentowania adresata.

§ 2. W przypadku gdy reprezentacja ma charakter łączny z innymi osobami fizycznymi, pismo doręcza się wszystkim osobom upoważnionym do reprezentowania adresata. Doręczenie uważa się za dokonane z chwilą najwcześniejszego doręczenia pisma osobie fizycznej upoważnionej do reprezentowania adresata.

§ 3. Jeżeli w przypadku określonym w § 1 lub 2 nie jest możliwe ustalenie adresu osoby fizycznej upoważnionej do reprezentowania adresata, pismo pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia.

§ 4. Uznanie doręczenia, o którym mowa w § 3, za dokonane następuje z dniem sporządzenia przez organ administracji publicznej adnotacji o niemożności ustalenia adresu osoby fizycznej upoważnionej do reprezentowania adresata.

§ 5. Organ administracji publicznej jest obowiązany niezwłocznie sporządzić i utrwalić w aktach sprawy adnotację, o której mowa w § 4.”

Dokładne określenie, które sprawy można kierować do mediacji/nowe obowiązki dla pracowników administracyjnych/kwestia zawiadomień o możliwości przeprowadzenia mediacji:

Pojawi się nowy art. 96a § 1a i 1b k.p.a. w brzmieniu:

„§ 1a. Sprawą, której charakter pozwala na przeprowadzenie mediacji, jest w szczególności sprawa rozstrzygana w ramach uznania administracyjnego lub dotycząca:

1) koncesji albo zezwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej, albo wpisu do rejestru działalności regulowanej;

2) budownictwa i architektury;

3) zagospodarowania przestrzennego;

4) ochrony środowiska i przyrody;

5) nieruchomości;

6) rolnictwa;

7) leśnictwa;

8) rybołówstwa;

9) własności przemysłowej.

§ 1b. Organ administracji publicznej jest obowiązany sporządzić i utrwalić w aktach sprawy adnotację zawierającą informację, czy:

1) charakter sprawy pozwala na przeprowadzenie mediacji oraz

2) zachodzą okoliczności odstąpienia od zawiadomienia o możliwości przeprowadzenia mediacji, mimo że charakter sprawy pozwala na przeprowadzenie mediacji.”

Zmiany w art 96b k.p.a.:

1) w § 1  zdanie drugie: „Zawiadomienia o możliwości przeprowadzenia mediacji można dokonywać więcej niż raz oraz na każdym etapie postępowania.”,

2) § 4. „Zawiadomienie o możliwości przeprowadzenia mediacji zawiera pouczenie o zasadach, korzyściach i kosztach mediacji oraz możliwości ponawiania zawiadomienia na każdym etapie postępowania.”,

3) § 5. „Organ administracji publicznej odstępuje od zawiadomienia o możliwości przeprowadzenia mediacji, jeżeli z okoliczności faktycznych i prawnych wynika, że: 1) sprawa powinna być załatwiona niezwłocznie, w tym jeżeli wymaga tego ważny interes publiczny, lub 2) przeprowadzenie mediacji zmierzałoby jedynie do przedłużenia postępowania.”.

Ważne proceduralne kwestie, czyli umorzenie postępowania:

Artykuł 97 k.p.a. zyskał cztery nowe paragrafy dotyczące fakultatywnego umorzenia postępowania z urzędu/możliwości wniesienia sprzeciwu w sprawie wydania decyzji o umorzeniu postępowania/skutków wniesienia sprzeciwu/przyjęcia skutku doręczenia:

„§ 4. Jeżeli w okresie trzech lat od daty zawieszenia postępowania, wszczętego na żądanie strony, nie ustąpią przyczyny uzasadniające zawieszenie postępowania, o których mowa w § 1 pkt 1–3a, organ administracji publicznej może wydać decyzję o umorzeniu postępowania, o ile nie sprzeciwiają się temu pozostałe strony oraz nie zagraża to interesowi społecznemu.

§ 5. Organ administracji publicznej, przed wydaniem decyzji o umorzeniu postępowania, wyznacza pozostałym stronom postępowania, innym niż wymienione w § 1 pkt 1–3a, siedmiodniowy termin na wniesienie sprzeciwu, licząc od dnia doręczenia pisma o możliwości wniesienia sprzeciwu w sprawie wydania decyzji o umorzeniu postępowania, o której mowa w § 4.

§ 6. Organ administracji publicznej nie wydaje decyzji o umorzeniu postępowania w przypadku wniesienia sprzeciwu w terminie, o którym mowa w § 5, przez pozostałe strony postępowania, inne niż wymienione w § 1 pkt 1–3a, albo przez jedną z tych stron.

§ 7. Decyzję o umorzeniu postępowania, o której mowa w § 4, pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia stronom postępowania, o których mowa w § 1 pkt 1–3a.”;

Kwestia doręczeń załączników do decyzji w formie trwałego nośnika/zgoda stron na doręczenie w ten sposób/formy wyrażenia zgody/definicji trwałego nośnika:

Nowe paragrafy w art. 109 k.p.a.:

„§ 3. Załączniki do decyzji wydanej w postaci papierowej mogą być doręczone na innym trwałym nośniku informacji za zgodą strony wyrażoną na piśmie albo ustnie do protokołu.

§ 4. Przez trwały nośnik informacji rozumie się każdy nośnik informacji umożliwiający przechowywanie przez czas niezbędny, wynikający z charakteru informacji oraz celu ich sporządzenia lub przekazania, zawartych na nim informacji w sposób uniemożliwiający ich zmianę lub pozwalający na odtworzenie informacji w wersji i formie, w jakiej zostały sporządzone lub przekazane.”; .

Obligatoryjne elementy orzeczenia w postaci postanowienia/kiedy uzasadnienie jest obowiązkowe/forma doręczenia postanowienia/pouczenia:

Art. 124 k.p.a. otrzyma brzmienie:

§ 1. Postanowienie powinno zawierać:

1) oznaczenie organu administracji publicznej;

2) datę jego wydania;

3) oznaczenie strony lub stron albo innych osób biorących udział w postępowaniu;

4)powołanie podstawy prawnej;

5) treść rozstrzygnięcia;

6) pouczenie, czy i w jakim trybie służy:

a) na nie zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego,

b) od niego sprzeciw;

7) podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania postanowienia.

§ 2. Postanowienie powinno zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne, jeżeli służy na nie zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego lub służy od niego sprzeciw oraz gdy zostało wydane na skutek zażalenia na postanowienie.”;

Zmiany w art. 125 k.p.a.– nowe § 1 i 3:

„§ 1. Postanowienie, na które służy zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego, oraz postanowienie, od którego służy sprzeciw, doręcza się na piśmie.”,

§ 3. Postanowienie, na które służy skarga do sądu administracyjnego, oraz postanowienie, od którego służy sprzeciw, doręcza się stronie wraz z pouczeniem o dopuszczalności wniesienia skargi albo sprzeciwu oraz uzasadnieniem faktycznym i prawnym.”.

Ważna kwestia samokontroli – art. 132 k.p.a.:

„§ 1. Jeżeli odwołanie wniosły wszystkie strony, a organ administracji publicznej, który wydał decyzję, uzna, że to odwołanie zasługuje w całości na uwzględnienie, może wydać nową decyzję, w której uchyli zaskarżoną decyzję w całości albo w części i w tym zakresie orzeka co do istoty sprawy albo uchyli tę decyzję i umorzy postępowanie w całości albo w części.

§ 2. Przepis § 1 stosuje się także w przypadku, gdy odwołanie wniosła jedna ze stron, a pozostałe strony wyraziły zgodę na wydanie nowej decyzji.”.

Ponowne rozpatrzenie sprawy (związanie organu wytycznymi/sankcje za naruszenie obowiązku dla organu):

„Art. 139a k.p.a.

§ 1. W przypadkach, o których mowa w art. 138 § 2 i 2a, przy ponownym rozpatrzeniu sprawy organ pierwszej instancji jest obowiązany wziąć pod uwagę okoliczności wskazane przez organ odwoławczy oraz jest związany wytycznymi tego organu określonymi w decyzji uchylającej zaskarżoną decyzję w całości i przekazującej sprawę do ponownego rozpatrzenia, chyba że przy ponownym rozpatrzeniu sprawy przepisy prawa, na podstawie których organ pierwszej instancji rozstrzygnął sprawę, uległy zmianie.

§ 2. Organ odwoławczy przy rozpatrywaniu odwołania wniesionego od decyzji organu pierwszej instancji wydanej po ponownym rozpatrzeniu sprawy, w przypadku stwierdzenia naruszenia obowiązku, o którym mowa w § 1, przez organ pierwszej instancji polegającego na odstąpieniu od: 1) wskazanych przez organ odwoławczy okoliczności, które należy wziąć pod uwagę przy ponownym rozpatrzeniu sprawy, o których mowa w art. 138 § 2 zdanie drugie, lub

2) określonych przez organ odwoławczy wytycznych w zakresie wykładni przepisów prawa, które mogą znaleźć zastosowanie w sprawie, o których mowa w art. 138 § 2a – może zarządzić wyjaśnienie przez organ pierwszej instancji przyczyn naruszenia tego obowiązku, a w razie potrzeby – także podjęcie środków zapobiegających naruszeniu tego obowiązku w przyszłości.”

Ostatnim obszarem zmian są administracyjne kary pieniężne (bieg terminu przedawnienia nałożenia kary/definicja zaległej administracyjnej kary pieniężnej/odsetki od kar/ulgi w wykonaniu administracyjnej kary pieniężnej/ umorzenie zaległych kar administracyjnych):

Bieg terminu przedawnienia nałożenia administracyjnej kary pieniężnej nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu z dniem:

1) wniesienia środka zaskarżenia od decyzji w przedmiocie administracyjnej kary pieniężnej do sądu administracyjnego albo sądu powszechnego, albo skargi kasacyjnej od prawomocnego orzeczenia w przedmiocie administracyjnej kary pieniężnej;

2) wniesienia żądania ustalenia przez sąd powszechny istnienia lub nieistnienia stosunku prawnego lub prawa;

3) doręczenia zarządzenia zabezpieczenia w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, jeżeli przepisy odrębne przewidują możliwość zarządzenia zabezpieczenia;

4) wydania postanowienia o zawieszeniu postępowania na podstawie art. 97 § 1 pkt 2–4 (art. 189h k.p.a.)”.

Termin przedawnienia nałożenia administracyjnej kary pieniężnej rozpoczyna się, a po zawieszeniu biegnie dalej, od dnia następującego po dniu:

1) uprawomocnienia się orzeczenia sądu administracyjnego albo sądu powszechnego właściwego do rozpoznania odwołania od decyzji w przedmiocie administracyjnej kary pieniężnej, albo odmowy przyjęcia skargi kasacyjnej do rozpoznania przez Sąd Najwyższy, oddalenia skargi kasacyjnej, albo uchylenia przez Sąd Najwyższy zaskarżonego wyroku i orzeczenia co do istoty sprawy;

2) uprawomocnienia się orzeczenia lub ogłoszenia prawomocnego orzeczenia sądu powszechnego w sprawie ustalenia istnienia lub nieistnienia stosunku prawnego lub prawa;

3) zakończenia postępowania zabezpieczającego w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji;

4) podjęcia postępowania w przypadku, o którym mowa w art. 97 § 2 (art. 189h k.p.a.)”.

Zaległą administracyjną karą pieniężną jest kara niezapłacona w terminie 14 dni od dnia, w którym decyzja w sprawie administracyjnej kary pieniężnej stała się ostateczna, a jeżeli przepisy szczególne wskazują inny termin zapłaty administracyjnej kary pieniężnej – zaległą administracyjną karą pieniężną jest kara niezapłacona w tym terminie.” (189i § 1 k.p.a.)

W art. 189k k.p.a. w § 1 pkt 1 i 2 otrzymują brzmienie: „1) odroczenie terminu zapłaty lub rozłożenie na raty zapłaty administracyjnej kary pieniężnej; 2) odroczenie terminu zapłaty lub rozłożenie na raty zapłaty zaległej administracyjnej kary pieniężnej wraz z odsetkami za zwłokę”.

Nowelizacja wprowadza także nowe przepisy w kwestii odsetek od administracyjnych kar pieniężnych (art. 189k k.p.a.):

„§ 2a. Od zaległej administracyjnej kary pieniężnej, której termin zapłaty został odroczony lub zapłata została rozłożona na raty, odsetki za zwłokę są naliczane do dnia wniesienia wniosku strony o odroczenie terminu jej zapłaty lub rozłożenie zapłaty na raty, włącznie z tym dniem.

§ 2b. Jeżeli decyzja o odmowie odroczenia terminu zapłaty lub rozłożenia na raty zapłaty administracyjnej kary pieniężnej została doręczona stronie:

1) przed upływem dwóch miesięcy od dnia wniesienia wniosku o jej odroczenie lub rozłożenie na raty, odsetki za zwłokę są naliczane, począwszy od dnia następującego po dniu upływu terminu zapłaty administracyjnej kary pieniężnej;

2) po upływie dwóch miesięcy od dnia wniesienia wniosku o jej odroczenie lub rozłożenie na raty, dalsze odsetki za zwłokę są naliczane z wyłączeniem okresu od dnia następującego po dniu wniesienia wniosku do dnia doręczenia tej decyzji, włącznie z tym dniem.

§ 2c. W razie niedotrzymania terminu zapłaty odroczonej administracyjnej kary pieniężnej lub terminu zapłaty którejkolwiek z rat, na jakie została rozłożona administracyjna kara pieniężna, z mocy prawa następuje wygaśnięcie decyzji o:

1) odroczeniu terminu zapłaty administracyjnej kary pieniężnej – w całości;

2) rozłożeniu na raty zapłaty administracyjnej kary pieniężnej – w części dotyczącej raty niezapłaconej w terminie zapłaty.

§ 2d. W razie niedotrzymania terminu zapłaty trzech z rat, na jakie została rozłożona administracyjna kara pieniężna, z mocy prawa następuje wygaśnięcie decyzji o rozłożeniu na raty zapłaty administracyjnej kary pieniężnej w zakresie wszystkich niezapłaconych rat.

§ 2e. W przypadkach, o których mowa w § 2c i 2d, odsetki za zwłokę są naliczane od dnia wniesienia wniosku strony o odroczenie lub rozłożenie na raty zapłaty administracyjnej kary pieniężnej, włącznie z tym dniem.

§ 2f. Przepisy § 2b–2e stosuje się odpowiednio do odroczonej lub rozłożonej na raty zapłaty zaległej administracyjnej kary pieniężnej.”

Ulgi w wykonaniu administracyjnej kary pieniężnej:

Nowy art. 189l przewiduje:

§ 1. Organ administracji publicznej, który nałożył administracyjną karę pieniężną, może z urzędu udzielić ulg w wykonaniu administracyjnej kary pieniężnej, o których mowa w art. 189k § 1 pkt 3 i 4, jeżeli:

1) zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że egzekucja zaległej administracyjnej kary pieniężnej będzie bezskuteczna z powodu braku majątku lub źródła dochodu zobowiązanego, z których jest możliwe wyegzekwowanie środków pieniężnych przewyższających koszty egzekucyjne;

2) zaległa administracyjna kara pieniężna nie została zaspokojona w zakończonym postępowaniu likwidacyjnym lub upadłościowym;

3) wysokość zaległej administracyjnej kary pieniężnej nie przekracza pięciokrotnej wysokości kosztów upomnienia, o którym mowa w ustawie z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2025 r. poz. 132 i 620).

§ 2. Przepis art. 189k § 2 stosuje się odpowiednio.

§ 3. W przypadku, o którym mowa w § 1 pkt 2, decyzję o udzieleniu ulgi w wykonaniu administracyjnej kary pieniężnej pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia.

§ 4. W przypadku, o którym mowa w § 1 pkt 2, właściwy organ może umorzyć zaległą administracyjną karę pieniężną, jeżeli umorzenie:

1) nie będzie stanowiło pomocy publicznej lub

2) będzie stanowiło pomoc udzielaną zgodnie z warunkami dopuszczalności pomocy de minimis albo pomocy de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie – w zakresie i na zasadach określonych w bezpośrednio obowiązujących przepisach prawa Unii Europejskiej dotyczących pomocy w ramach zasady de minimis.”.

Aby zapoznać się z treścią ustawy, kliknij: tutaj!