E-doręczenia – zakres stosowania ustawy i podstawowe definicje.

Zgodnie z aktualną treścią art. 14 k.p.a., sprawy należy prowadzić i załatwiać na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej.

Obecnie pisma utrwalone w postaci elektronicznej należy opatrywać:

1. kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
2. podpisem zaufanym
3. albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią (art. 14 § 1a k.p.a.).

Uwaga! Sprawy mogą być załatwiane także z wykorzystaniem pism generowanych automatycznie i opatrzonych kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej. (art. 14 § 1b zdanie pierwsze k.p.a.).

Ustawa o doręczeniach elektronicznych z dnia 18 listopada 2020 r. określa:

1. zasady doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej;

2. zasady i warunki świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej;

3. zasady wykorzystywania kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego do wymiany korespondencji z podmiotami publicznymi.

Jednocześnie zastrzeżono, że ustawy nie stosuje się do:

1. doręczania korespondencji:

   – zawierającej informacje niejawne,

   – w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz w konkursie prowadzonych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych,

   – w postępowaniu o zawarcie umowy koncesji prowadzonym na podstawie ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi,

   – jeżeli przepisy odrębne przewidują wnoszenie lub doręczanie korespondencji z wykorzystaniem innych niż adres do doręczeń elektronicznych rozwiązań techniczno-organizacyjnych, w szczególności na konta w systemach teleinformatycznych obsługujących postępowania sądowe lub do repozytoriów dokumentów;

2. wymiany danych z systemami teleinformatycznymi za pomocą usług sieciowych.

Podstawowe definicje:

Adres elektroniczny

adres elektroniczny, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2020 r. poz. 344), podmiotu korzystającego z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej albo z kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, umożliwiający jednoznaczną identyfikację nadawcy lub adresata danych przesyłanych w ramach tych usług – a zatem:
oznaczenie systemu teleinformatycznego umożliwiające porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej.

E-doręczenie

„Doręczenie elektroniczne pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, jeżeli strona złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej. Analiza pojęcia „e-doręczenia” prowadzi więc do konkluzji, że w każdej sytuacji, jeśli wpłynie podanie w formie dokumentu elektronicznego, doręczenie stronie powinno nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej.” (K. Chałubińska-Jentkiewicz, J. Kurek (red.), Ustawa o doręczeniach elektronicznych. Komentarz, Warszawa 2022).

Dokument elektroniczny

to dokument elektroniczny, o którym mowa w art. 3 pkt 35 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz.Urz. UE L 257 z 28.08.2014, str. 73) – a zatem:
każda treść przechowywana w postaci elektronicznej, w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne.

Operator wyznaczony

to operator wyznaczony, o którym mowa w art. 3 pkt 13 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz.U. z 2022 r. poz. 896, 1933 i 2042) – a zatem:
operator pocztowy obowiązany do świadczenia usług powszechnych.

Podmiot niepubliczny

to osoba fizyczna i podmiot inny niż podmiot publiczny.

Podmiot publiczny

1. jednostka sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1634, z późn. zm.2);

2. inne niż określone powyżej państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej oraz inne niż określone powyżej osoby prawne utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, niemające charakteru przemysłowego ani handlowego, jeżeli wszystkie w/w podmioty, pojedynczo lub wspólnie, bezpośrednio albo pośrednio przez inny podmiot:

   – finansują je w ponad 50% lub

   – posiadają ponad połowę udziałów albo akcji lub

   – sprawują nadzór nad organem zarządzającym lub

   – mają prawo do powoływania ponad połowy składu organu nadzorczego lub zarządzającego;

3. związki podmiotów wymienionych powyżej, jeśli realizują zadania publiczne;

4. komornik sądowy.

Publiczna usługa hybrydowa

usługa pocztowa, o której mowa w art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, świadczona przez operatora wyznaczonego, jeżeli nadawcą przesyłki listowej jest podmiot publiczny – a zatem:
przesyłanie przesyłek pocztowych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jeżeli na etapie przyjmowania, przemieszczania lub doręczania przekazu informacyjnego przyjmują one fizyczną formę przesyłki listowej.

Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego

usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, o której mowa w art. 3 pkt 36 rozporządzenia 910/2014, świadczona przez operatora wyznaczonego – a zatem:
usługa umożliwiająca przesłanie danych między stronami trzecimi drogą elektroniczną i zapewniającą dowody związane z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowód wysłania i otrzymania danych, oraz chroniąca przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany.

Skrzynka doręczeń

narzędzie umożliwiające wysyłanie, odbieranie i przechowywanie danych zgodnie ze standardem, o którym mowa w art. 26a ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. z 2021 r. poz. 1797), w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, a także w ramach publicznej usługi hybrydowej.

Minister właściwy do spraw informatyzacji określa i udostępnia w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej standard publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego świadczonej przez operatora wyznaczonego i kwalifikowanych dostawców usług zaufania świadczących kwalifikowane usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego w zakresie współpracy z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz skrzynki doręczeń.

Zapraszamy do zakupu naszego

nagrania webinaru z dnia 22.11.2023 r.

„E-doręczenia w jednostkach pomocy społecznej”!

Rejestracja: FORMULARZ REJESTRACYJNY